Giải pháp hội nghị truyền hình 03 điểm

Việc tổ chức các cuộc hội họp trao đổi thông tin giữa các văn phòng, chi nhánh của các doanh nghiệp và tổ chức rất khó khăn, nhất là vấn đề địa lý giữa 03 miền của nước ta. Nắm bắt được những nhu cầu và khó khăn trên công ty SAVITEL đã đưa ra giải pháp hội nghị truyền hình 03 điểm với nhiều tính năng hữu ích giúp cho việc tổ chức các hội họp trực tuyến, đào tạo từ xa được nhanh chóng và dễ dàng.

 

Khoảng cách địa lý là một trong những vấn đề khá khó khăn mà các doanh nghiệp, đơn vị hay các tổ chức thường gặp phải hiện nay trong việc tổ chức hội họp, trao đổi hay cần phổ biến thông tin giữa nội bộ công ty hay giữa các doanh nghiệp, các tổ chức với nhau.

 

Xem thêm: Giải pháp hội nghị truyền hình đa điểm 

 

Giải pháp hội nghị truyền hình 03 điểm

 

Chẳng hạn doanh nghiệp bạn có văn phòng đặt tại 3 thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng và bạn muốn tổ chức hội họp hay tổ chức hội nghị thì không chỉ riêng vấn đề khoảng cách địa lý, mà để thực hiện được việc này doanh nghiệp bạn cũng cần tốn không ít thời gian và chi phí, đó cũng là những hạn chế chính khiến doanh nghiệp, tổ chức của bạn khó bắt kịp đà phát triển.

 

Với giải pháp hội nghị truyền hình 03 điểm, tích hợp nhiều tính năng hữu ích giúp các doanh nghiệp, các tổ chức nhanh chóng tạo được cuộc họp trực tuyến giữa 03 miền đáp ứng nhu cầu trao đổi thông tin trực tiếp, hội họp, điều hành, quản lý, giao ban trực tuyến… thông qua môi trường mạng một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí và giảm thiểu được tối đa thời gian đi lại.

 

Tại sao doanh nghiệp cần giải pháp hội nghị truyền hình 03 điểm?

 

Để tổ chức những cuộc họp, hội nghị… nhất là những cuộc họp giữa các văn phòng, chi nhánh có địa điểm cách xa nhau thì các doanh nghiệp hoặc tổ chức luôn gặp rất nhiều khó khăn như:

 

• Tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc di chuyển, đi lại hay ăn ở.

• Tốn kém chi phí có việc đầu tư cơ sở vật chất như: phòng họp, bàn ghế… nhất là khi cần tổ chức cuộc họp, hội nghị quy mô lớn.

• Không thể tổ chức hội nghị hoặc tiến hành họp nhanh chóng hay bất kì khi nào doanh nghiệp muốn, vì cần có thời gian chuẩn bị hoặc cần phải book phòng…

• Với số lượng nhân viên đông hoặc nhiều chi nhánh khó phổ biến thông tin, quyết định một cách đồng bộ và kịp thời.

• Không thể tổ chức thường xuyên khi cần vì chi phí cao, thời gian khó sắp xếp…

 

Lợi ích và mục tiêu khi xây dựng giải pháp hội nghị truyền hình

 

Hệ thống hội nghị truyền hình của khách hàng được xây dựng nhằm tạo lập một hệ thống truyền hình trực tuyến giữa trung tâm và các chi nhánh với nhau cho các mục tiêu và những lợi ích sau:

 

• Tổ chức việc hội họp, huấn luyện và điều hành một cách trực tiếp, không cần tập trung tại một vị trí nhất định.

• Giảm thiểu tối đa thời gian phổ biến thông tin, tăng độ chính xác và nhanh chóng của các thông tin chỉ đạo. Đạt hiệu quả như truyền đạt trực tiếp (mặt đối mặt), đảm bảo kỷ luật tham gia hội họp như một đơn vị tập trung.

• Giảm thiểu rủi ro về người và vật chất trong những cuộc hội họp, huấn luyện đông phải di chuyển bằng phương tiện giao thông.

• Giảm thiểu chi phí tài chính, nguồn lực cho việc đi lại, ăn ở, thông tin liên lạc bằng điện thoại, máy fax…

• Tăng năng lực điều hành, tăng cường việc trao đổi trực tiếp qua hệ thống hội nghị truyền hình giúp việc điều hành được sát hơn với thực tế và tạo điều kiện thuận lợi cho người điều hành ra quyết định đúng.

• Với hệ thống này, lãnh đạo có thể tổ chức giao ban hằng ngày, hoặc bất cứ lúc nào.

  

Giải pháp hội nghị truyền hình 03 điểm mang lại nhiều lợi ích

 

Yêu cầu khi xây dựng giải pháp hội nghị truyền hình 03 điểm

 

Hệ thống hội nghị truyền hình triển khai cho 03 điểm sử dụng thiết bị phần cứng (01 điểm trung tâm và 02 điểm chi nhánh) được thực hiện như sau:

 

• Điểm trung tâm đặt tại phòng họp trung tâm của Công ty.

• Triển khai 02 điểm tại chi nhánh, tương lai mở rộng ra nhiều điểm.

01 điểm cho người dùng di động bên ngoài.

• Hệ thống 03 điểm với mô hình kết nối điểm – đa điểm, thông qua thiết bị hỗ trợ kết nối đa điểm (MCU).

• Thiết bị sử dụng phải đạt chất lượng hình ảnh chuẩn HD, âm thanh HD chuyên nghiệp cho phòng họp trung bình (15 – 30 người).

• Giải pháp cần có tính linh hoạt, dễ dàng nâng cấp trong tương lai khi cần thiết.

• Thiết bị cần tích hợp các tính năng hỗ trợ hội nghị như chia sẻ dữ liệu ngay trong khi diễn ra hội nghị.

 

Yêu cầu về đường truyền tại điểm trung tâm và điểm chi nhánh:

 

• Phải có khả năng bảo mật cao.

• Được hỗ trợ kết nối sử dụng FTTH, ADSL Internet, MetroNET, MegaWAN, hoặc Leased Line với giao thức mạng IP.

• Dung lượng đường truyền cần trang bị tại các điểm chi nhánh phải đạt tối thiểu là 512Kbps đối xứng.

• Dung lượng đường truyền cần phải trang bị tại điểm trung tâm phải đạt bằng tổng dung lượng các chi nhánh kết nối cộng lại.

 

Xem thêm: Giải pháp hội nghị truyền hình 02 điểm

 

Giải pháp kỹ thuật đề xuất xây dựng hệ thống hội nghị truyền hình

 

Sau khi tham khảo kinh nghiệm xây dựng các hệ thống hội nghị truyền hình đã đưa vào sử dụng cho một số khách hàng, công ty chúng tôi đề xuất phương án kỹ thuật xây dựng hệ thống hội nghị truyền hình cho hệ thống 03 điểm như sau:

 

• Sử dụng công nghệ truyền dẫn theo chuẩn H.323 trên nền IP.

• Đảm bảo tổ chức hội nghị truyền hình với các điểm thành viên theo những kiểu hội nghị “điểm – điểm” và “điểm – đa điểm”.

• Hệ thống hội nghị truyền hình của Quý Công ty được xây dựng theo mô hình Trung tâm – Vệ tinh. Điểm trung tâm tại địa điểm trung tâm của Công ty, 02 điểm vệ tinh đặt tại 02 chi nhánh của Công ty và 01 điểm di động dùng cho người dùng di chuyển bên ngoài kết nối vào.

 

Yêu cầu về đường truyền hội nghị truyền hình 03 điểm

 

Phương án cụ thể hóa về giải pháp kỹ thuật

 

Phương án 1: Sử dụng thiết bị của hãng Aver:

 

Thiết bị sử dụng tại điểm trung tâm:

• Thiết bị đầu cuối Aver EVC300

• Thiết bị hiển thị hình ảnh và âm thanh: Tivi Plasma Samsung 51inch

• Tùy chọn: trong trường hợp phòng họp lớn có thể dùng hệ thống âm thanh hội trường, cho âm thanh rõ ràng hơn.

 

Thiết bị Aver EVC300

 

Thiết bị sử dụng tại 02 điểm chi nhánh:

• Thiết bị đầu cuối Aver EVC100

• Thiết bị hiển thị hình ảnh và âm thanh: Tivi Plasma 43 inch.

• Thiết bị sử dụng cho người dùng di động bên ngoài.

• Phần mềm hội nghị cài đặt trên laptop hoặc phần mềm miễn phí có sẵn trên thiết bị chạy iPad, iPhone chạy iOS hoặc Android.

 

Thiết bị Aver EVC100

 

Phương án 2: Sử dụng thiết bị của hãng Polycom:

 

Thiết bị sử dụng tại điểm trung tâm:

• Thiết bị đầu cuối Polycom Group 500

• Phần mềm điều khiển hỗ trợ đa điểm (06 điểm) kích hoạt trên thiết bị Polycom Group 500

• Thiết bị hiển thị hình ảnh và âm thanh: Tivi Plasma Samsung 55 inch

• Đầu ghi hình, ghi lại nội dung cuộc họp.

• Tùy chọn: trong trường hợp phòng họp lớn có thể dùng hệ thống âm thanh hội trường, cho âm thanh rõ ràng hơn.

 

Thiết bị Polycom Group 500

 

Thiết bị sử dụng tại 02 điểm chi nhánh:

• Thiết bị đầu cuối Polycom Group 300

• Thiết bị hiển thị hình ảnh và âm thanh: Tivi Plasma 50 inch

• Thiết bị sử dụng cho người dùng di động bên ngoài.

Thiết bị Polycom Group 300

• Phần mềm hội nghị cài đặt trên laptop hoặc phần mềm miễn phí có sẵn trên thiết bị schạy iPad, iPhone chạy iOS hoặc Android.

 

Nguyên lý hoạt động, chức năng của hệ thống

 

• Một cuộc gọi được thiết lập thông qua địa chỉ IP được cài đặt từ ban đầu, từ thiết bị trung tâm (MCU) gọi cho thiết bị đầu cuối hoặc ngược lại.

• Băng thông kết nối giữa 2 điểm sẽ phụ thuộc vào băng thông được ấn định trước từ phía thiết bị nào khởi tạo cuộc gọi, kể cả khi sử dụng chức năng presentation.

• Băng thông kết nối từ điểm cầu đến điểm trung tâm tối thiểu là 256Kbps, đạt chuẩn HD ở 1Mbps (đối với Aver) và 512 Kbps (đối với Polycom), khi có presentation thì yêu cầu băng thông cao hơn.

• Băng thông tại điểm trung tâm MCU bằng tổng băng thông các điểm cầu kết nối vào để xử lý và truyền tải nội dung cuộc họp đến tất cả điểm cầu hội nghị.

• Băng thông có tốc độ upload và download phải bằng nhau.

• Mỗi cuộc gọi từ bên ngoài vào (cả cố định và di động) được xem là 01 điểm cầu kết nối (01 địa chỉ IP).

• Thiết bị đầu cuối hội nghị đóng vai trò xử lý và thu phát hình ảnh, âm thanh tại phòng hội nghị.

• Việc hiển thị layout trên màn hình hiển thị theo người sử dụng tại nơi phòng hội nghị, có nhiều cơ chế hiển thị khác nhau phù hợp với phòng họp và số lượng người tham gia hội nghị.