Lưu ý cần biết khi tổ chức họp hội nghị truyền hình

Khi tổ chức một hội họp hay hội nghị thông qua thiết bị hội nghị truyền hình thì bên cạnh những vấn đề kỹ thuật còn có rất nhiều những vấn đề khác mà chúng ta cần quan tâm. Những lưu ý cần biết khi tổ chức họp hội nghị truyền hình sau đây sẽ giúp chúng ta có được những kiến thức tổng quan nhất để tổ chức một cuội hộp họp thành công!

 

Xem thêm: So sánh Video Conferencing và Skype Video Calling

Vị trí bố trí camera

 

Vị trí vật lý khi bố trí camera sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến những gì mà người dùng ở đầu bên kia có thể nhìn thấy. Do vậy mà tùy theo số lượng người tham gia, chúng ta sẽ bố trí camera sao cho khoảng cách phù hợp nhất. Thông thường khoảng cách từ 2-3 feet (0,6 – 0,9 m) là khoảng cách giúp hiển thị hình ảnh mọi người tham gia hội nghị được rõ ràng nhất.

 

Vị trí bố trí camera

 

Chẳng hạn nếu có 3 người tham gia thì khoảng cách từ camera đến người tham dự sẽ là 3 x 0,6m = 1,8m). Như thế sẽ đảm bảo được tất cả người tham dự đều nằm trong góc view của camera để camera có thể thu được hình ảnh của tất cả mọi người tham gia cuộc  họp.

 

Trường hợp bạn muốn đạt được góc nhìn rộng hơn hay lớn hơn, thì khoảng cách giữa camera đến người tham dự cuộc họp sẽ là từ 4 – 6 feet hay từ 1,2 – 1,8m. Trong trường hợp bạn muốn cáp camera dài hơn thì có thể áp dụng giải pháp chuyển đổi HDMI, giải pháp này cho phép sử dụng cáp HDMI để có thể kết nối camera đến đầu codec.

 

Xem trước hình ảnh khi phát của riêng bạn

 

Trước khi cuộc họp hay hội nghị diễn ra, bạn có thể xem trước hình ảnh của chính mình khi được camera thu hình, bằng cách bật chức năng kiểm tra (Setting->Test ->Video/Audio test) trên hệ thống. Chức năng nàu sẽ giúp bạn xem lại hình ảnh của bạn khi phát ở đầu xa để bạn có thể điều chỉnh hình ảnh sao cho phù hợp nhất với ý muốn của bạn.

 

Kiểm tra hệ thống âm thanh

 

Trong một buổi hội nghị hay một cuộc họp thì âm thanh giữ vai trò rất quan trọng, việc thiết lập những mức độ âm thanh thích hợp sẽ giúp làm giảm tiếng vọng, giảm tạp âm và âm thanh phản hồi. Vì thế việc kiểm tra hệ thống âm thanh là rất cần thiết, nhất là trước khi diễn ra cuộc họp, để đảm bảo âm thanh luôn được rõ ràng và trung thực, cũng như khi nói với mức độ bình thường thì âm thanh vẫn có thể truyền qua đầu bên kia.

 

Điều chỉnh anh sáng trong phòng họp

 

Khi ánh sáng trong phòng phù hợp sẽ đảm bảo hình ảnh truyền tài được rõ và đẹp hơn, điều này cũng giúp đầu bên kia sẽ không nhìn thấy bóng của bạn. Điều bạn cần lưu ý là nên thiết kế phòng họp sao cho ánh sáng điều chỉnh đúng hướng, và thật đầy đủ không chỉ từ trên cao mà còn ở phía trước người tham gia. Có khá nhiều yếu tố mà chúng ta cần lưu ý khi bố trí thiết bị ánh sáng cho phòng họp như rèm cửa, tường…

 

Điều chỉnh anh sáng trong phòng họp

 

Môi trường bố trí trong phòng họp

 

Khi tiến hành tổ chức một phiên hội nghị truyền hình, thì bất kỳ sự thay đổi nào về độ sáng của môi trường hoặc về màu sắc cũng sẽ có thể  tác động đến hình ảnh của camera. Vì thế chúng ta cần cố gắng tránh đi những nguồn sáng trực tiếp vào camera chẳng hạn như:

 

Ánh sáng trực tiếp từ cửa sổ

Theo đó cửa sổ trong phòng họp cần được gắng thêm rèm hoặc màn… Tránh đặt camera chiếu thẳng vào cửa sổ hoặc chiếu vào nguồn sáng trực tiếp. Vì đây có thể là nguyên nhân chính làm cho camera overcompensate trên cần bằng trắng, độ sáng cùng độ tương phản, như thế sẽ mang lại một hình ảnh không đẹp với nền sáng và cảnh tối.

 

Bề mặt bóng hoặc mặt gương

Bất kỳ bề mặt bóng loáng hay mặt kiếng đều sẽ làm ảnh hưởng đến khả năng hiển thị hình ảnh của camera. Với nguồn ánh sáng phản xạ từ bề mặt khác nhau sẽ tạo nên tác động khác nhau không mong muốn.

 

Âm thanh của môi trường

Khi bố trí âm thanh cho phòng hợp, chúng ta cần tránh việc đặt micro gần hoặc đạt ngay bên dưới thiết bị phát ra âm thanh lớn. Vì điều này có thể gây ra tiếng ồn hoặc những âm thanh không mong muốn trong cuộc họp.

 

Lưu ý lựa chọn quần áo khi tham gia hội nghị

 

Một yếu tố tường chừng không liên quan nhưng thực tế màu sắc quần áo của người tham gia buổi hội nghị đều có thể làm ảnh hưởng đến hình ảnh của cuộc hội nghị truyền hình.

 

Phông Nền hay bối cảnh của phòng họp

 

Khi tiến hành một buổi hội nghị hoặc một cuộc họp mà phông nền hoặc bối cảnh phòng họp lộn xộn thì đều gây nên sự phiền nhiễu trong cuộc họp. Tốt nhất chúng ta nên bố trí phong nền sao cho càng đơn giản càng tốt, để có thể luôn duy trì sự tập trung của người tham dự.

 

Sự chuẩn bị kỹ càng

 

Để có được một cuộc họp hoặc một buổi hội nghị truyền hình đạt hiệu quả cao nhất thì một điều lưu ý khá quan tròn là cần phải có sự chuẩn bị thật kỹ càng và nên thực hành trước. Chẳng hạn như nên kết nối thử với đầu bên kia trước, thực hiện nhập địa chỉ IP của đầu xa vào danh bạ cũng là cách để giúp làm giảm thời gian quay số cho những lần họp sau. Thực hiện đặt tên cho các điểm đầu xa để dễ nhận biết và giảm bớt sự nhầm lẫn trong những cuộc họp, hội nghị đa điểm có sự tham gia của nhiều điểm họp cùng lúc.

 

Lên kế hoạch cụ thể về phương thức trình chiếu, cũng như tải lên đầy đủ các dữ liệu cần thiết trong cuộc họp để có thể chắc rằng đó là nội dung mà bạn cần trình bày. Bạn cũng nên mở sẵn những tài liệu cần trình bày để có thể truy cập một cách dễ dàng. Thực hiện kết nối với các điểm và kiểm tra thử để đảm bảo mọi thứ được diễn ra theo đúng như kế hoạch.

 

Kiểm tra kết nối

 

Điều lưu ý cuối cùng bạn cần làm là nên thực hiện kết nối thử nghiệm trước khi cuộc họp được diễn ra để đảm bảo cho tất cả các thành phần luôn được thực hiện đúng cách. Việc kiểm tra tình trạng kết nối cũng như kiểm tra đường truyền cũng giúp đảm bảo không bị mất gói tin trong buổi hội nghị truyền hình trực tuyến. Thực hiện việc kiểm tra kết nối cũng sẽ giúp xác định cũng như chuẩn đoán được những vấn đề bất ngờ có thể xảy ra.

 

Xem thêm: Công nghệ hội nghị video Polycom ra mắt giải pháp hỗ trợ facebook