7 Lý Do Nên Áp Dụng Phòng Họp Không Giấy Tờ

Trước sự phát triển của công nghệ thông tin trong thời đại 4.0, việc chuyển đổi từ phòng họp truyền thống sang dạng phòng họp không giấy tờ là nhu cầu cấp thiết. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian làm việc, đồng thời còn giúp nâng cao chất lượng cuộc họp và công việc. Với những tiện ích vượt trội, hiện nay phòng họp không giấy tờ đang được rất nhiều doanh nghiệp, cơ quan ban ngành áp dụng rộng rãi. 

Nếu bạn vẫn phân vân với quyết định có nên áp dụng hình thức phòng họp không giấy tờ cho doanh nghiệp hay không, dưới đây SAVITEL sẽ nêu 7 lý do bạn nên thay đổi để mang lại nhiều hiệu quả trong công việc. 

Tổng quan phòng họp không giấy tờ 

Giải pháp phòng họp thông minh không giấy tờ 

• Giải pháp phòng họp thông minh không giấy tờ (Paperless) cung cấp đầy đủ các công cụ cho các doanh nghiệp, cơ quan tổ chức các cuộc họp một cách tiết kiệm, đồng bộ, nhanh chóng, hiện đại. 
• Hệ thống bao gồm các thiết bị đầu cuối Paperless (chủ tọa và các đại biểu) với màn hình có khả năng cảm ứng và thu gọn khi không sử dụng. Các paperless được quản lý bởi bộ xử lý trung tâm và quản lý kiểm soát thông qua phần mềm chuyên dụng 
• Phần mềm tích hợp nhiều tính năng phục vụ cuộc họp như: chuẩn bị trước cho cuộc họp (tạo, upload tài liệu, cài đặt thông tin), hỗ trợ quá trình họp (đăng nhập, đọc tài liệu, broadcast nội dung, tương tác với tài liệu số, bỏ phiếu, trình chiếu nội dung, bảng trắng, dịch vụ phòng họp), và tổng hợp thông tin sau cuộc họp (lưu trữ các bản ghi nội dung, video trong cuộc họp, tìm kiếm lọc tệp tin). Chủ tọa dễ dàng kiểm soát cuộc họp thông qua chức năng phân quyền trên thiết bị dành cho chủ tọa 
• Các thông tin trong cuộc họp được lưu trữ nội bộ và được mã hóa nhằm đảm bảo tính bảo mật 

• Hệ thống Paperless có thể kết nối và tích hợp với các hệ thống khác như Video Conference, Audio Conference, Streaming và kết nối với các máy chủ như file server, backup server, video server, control server tạo nên một giải pháp phòng họp hoàn chỉnh 
• Hỗ trợ màn hình xử lý dịch vụ phòng họp: thực hiện các yêu cầu dịch vụ trong khi họp như nước uống, in ấn, thư ký hỗ trợ,…

7 lý do nên áp dụng phòng họp không giấy tờ 

Tiết kiệm chi phí, thời gian 

Bạn sẽ ngạc nhiên nếu biết tổng số tiền chi trả hàng năm cho dịch vụ giấy mực in bảo trì máy in và lưu trữ tệp. Hình thức phòng họp không giấy tờ giúp tiết kiệm ngân sách về lâu dài khi không phải chi trả chi phí cho giấy, mực in, bảo trì máy in và các chi phí phát sinh khác. Thêm vào đó, hiện nay phòng họp không giấy tờ cung cấp các giải pháp lưu trữ tài liệu giúp người tham gia dễ dàng truy cập tài liệu và xem lại trên mọi thiết bị, bất kỳ lúc nào. Ngoài ra, việc không phải tốn thời gian soạn tài liệu, chuẩn bị giấy tờ và set up phòng họp giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. 

Thân thiện với môi trường 

Ngày nay, giấy vật lý chiếm gần một nửa nguồn chất thải kinh doanh đổ ra môi trường. Hành động hạn chế sử dụng giấy đồng nghĩa với doanh nghiệp của bạn đã góp phần cắt giảm một mối nguy hại đến môi trường. Với sự ra đời của giải pháp phòng họp không giấy tờ giúp bảo vệ môi trường và tối ưu không gian phòng họp, chắc chắn đây sẽ là xu hướng tối ưu nhất cho các doanh nghiệp trong tương lai. 

Phòng họp không giấy tờ góp phần bảo vệ môi trường 

Đảm bảo chất lượng bảo mật thông tin 

Mặc dù nền tảng cho phép người dùng dễ dàng đăng nhập chỉ bằng các thao tác hết sức đơn giản, nhanh chóng. Tuy nhiên giải pháp còn đảm bảo độ bảo mật đối với toàn bộ tài liệu, nội dung quan trọng, mã hóa và bảo mật nhiều lớp để bảo vệ tài liệu và giới hạn quyền truy cập. So với các loại tài liệu giấy, tài liệu kỹ thuật số được cất giữ và sao lưu an toàn hơn tủ tài liệu truyền thống. Mô hình phòng họp không giấy tờ đảm bảo 100% tính bảo mật cho cuộc họp của bạn. 

Tiết kiệm diện tích phòng họp 

Thay thế giấy tờ, tài liệu lộn xộn rải rác trên bàn họp, phòng họp không giấy giúp giải phóng không gian bí bách nhường chỗ cho chỉ một thiết bị màn hình phục vụ cho mỗi cá nhân, trả lại không gian phòng họp rộng rãi, thoáng đãng và chuyên nghiệp, gây ấn tượng tốt trong mắt đối tác, khách hàng. 

Đẩy nhanh tốc độ làm việc và cung cấp dịch vụ cho khách hàng 

Sử dụng phòng họp không giấy tờ giúp doanh nghiệp có bước phát triển nhanh hơn khi đảm bảo đáp ứng nhu cầu lợi ích của khách hàng trong thời gian ngắn nhất. Ngay trong quá trình họp trực tuyến, việc gửi các tài liệu, nội dung cần thiết đến cho khách hàng kịp thời sẽ gây ấn tượng cho đối tác khi khách hàng nhận thấy rằng bạn đang coi trọng thời gian của họ. Điều đó mang lại sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp và sự tiện lợi, nhanh chóng trong quy trình phục vụ và cung cấp dịch vụ mà khách hàng đang tìm kiếm. 

Cho phép giám sát và điều hành cuộc họp 

Phòng họp không giấy tờ mang lại nhiều lợi ích cho việc giám sát và điều hành cuộc họp như: cho phép người chủ trì giám sát danh sách người tham gia cuộc họp, dễ dàng tổng hợp ý kiến của các đại biểu trong quá trình diễn ra cuộc họp, cho phép người dùng tiếp cận tài liệu, nội dung một cách thuận tiện nhất,…  

Cung cấp đầy đủ thông tin phòng họp 

Các số liệu thông tin tổng quan của cuộc họp như nội dung cuộc họp, thời gian, người chủ trì, tài liệu, nội dung, hình ảnh cuộc hop,… đều được hiển thị trực quan trong thông tin phòng họp để người tham gia thuận tiện theo dõi. 

Trên đây, SAVITEL liệt kê 7 lý do nên áp dụng phòng họp không giấy tờ nhằm đảm bảo tối đa chất lượng cuộc họp. Với 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp, tư vấn, thi công, lắp đặt hệ thống giải pháp phòng họp trực tuyến chính hãng, SAVITEL là lựa chọn số một và đem lại sự tin tưởng cho các đối tác tổ chức, doanh nghiệp thông qua nhiều dự án lớn, nhỏ. Hiện SAVITEL là nhà phân phối chính cho các hãng thiết bị nổi tiếng toàn thế giới như: Maxhub, AVer, Cisco,… 

Liên hệ ngay hotline SAVITEL – 0903 998 247 để được hỗ trợ tư vấn và hướng dẫn chi tiết về giải pháp phòng họp thông minh không giấy tờ.