Những Lý Do Nên Sử Dụng Phòng Họp Không Giấy Tờ

Ngày nay, bên cạnh việc đầu tư trang thiết bị và dữ liệu, doanh nghiệp còn phải đề cao tính thuận tiện và nâng cấp hiệu quả chất lượng công việc. Trước sự phát triển của công nghệ thông tin, mô hình phòng họp không giấy với nhiều ưu điểm vượt trội đang trở nên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp, địa phương áp dụng. Vậy phòng họp không giấy tờ có những ưu điểm nào và ứng dụng của nó trong các lĩnh vực mang lại hiệu quả gì? Qua bài viết sau đây SAVITEL sẽ giúp bạn giải đáp những vấn đề trên.

Định nghĩa phòng họp không giấy tờ

Giải pháp phòng họp không giấy tờ 

Hiểu theo cách đơn giản nhất, phòng họp không giấy tờ là giải pháp họp áp dụng công nghệ kỹ thuật số, qua phần mềm hỗ trợ tổ chức cuộc họp, nhằm khắc phục giảm thiểu tối đa việc sử dụng giấy tờ, tài liệu hành chính. Nhờ có giải pháp phòng họp không giấy, người tham gia cuộc họp chỉ cần đem theo máy tính hoặc thiết bị di động nhỏ gọn thay vì sử dụng nhiều giấy tờ văn bản cồng kềnh như mô hình truyền thống trước đây. 

Việc áp dụng mô hình này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian chuẩn bị phòng họp, tâm sự tương tác giữa các thành viên dự họp mà còn giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định nhanh chóng kịp thời, nâng cao chất lượng hiệu quả công việc. 

Những tiện ích không ngờ mà phòng họp không giấy tờ mang lại 

Giải pháp xanh 

Khối lượng rác thải giấy từ doanh nghiệp là nguyên nhân lớn gây nên hiện trạng ô nhiễm môi trường hiện nay. Nếu áp dụng giải pháp phòng họp không giấy tờ, doanh nghiệp không chỉ hạn chế tình trạng lãng phí tài nguyên không cần thiết để phục vụ hội họp, đây còn là giải pháp tốt nhất để bảo vệ môi trường và tối ưu hóa không gian phòng họp đang có. Nhiều tiện ích không ngờ của phòng họp không giấy 

Tiết kiệm tối đa chi phí 

Sử dụng phòng họp không giấy không chỉ tiết kiệm chất thải môi trường mà còn là một giải pháp kinh tế. Một cách hiểu sai lầm ngày nay là chi phí công nghệ đắt hơn giấy, nhưng thực tế, mức chi trả cho tổng thể giải pháp này có mức tiết kiệm vượt xa so với khoảng đầu tư ban đầu. Hơn thế nữa, ngoài việc tiết kiệm giấy cũng như thiết bị hỗ trợ như máy in, phòng họp không giấy còn giúp người dùng tối ưu hóa không gian văn phòng. 

Chuyển giao thông tin dễ dàng 

Giải pháp cho phép chuyên giao thông tin, tài liệu dưới dạng hình ảnh, các tệp định dạng, .doc, .pdf,… giữa các nhân sự thay vì phải tìm kiếm văn bản giấy, phân loại và sắp xếp thời gian. Giải pháp phòng họp không giấy còn giúp các bên trao đổi thông tin, nêu ý kiến dễ dàng, nhanh chóng xuyên suốt thời gian diễn ra cuộc họp. 

Đẩy nhanh hiệu quả buổi họp 

Phòng họp không giấy tờ mang lại sự chuyên nghiệp cho doanh ngiệp thông qua việc rút ngắn thời gian họp thông qua gửi và phát tài liệu, nội dung cần thiết đến người tham gia nhanh chóng, dễ dàng tổng họp ý kiến, biểu quyết của các đại biểu trong quá trình hội họp,… sử dụng phòng họp không giấy tờ không chỉ giúp doanh nghiệp có những bước phát triển tích cực khi đảm bảo nhu cầu và lợi ích người tham gia cũng như cung cấp môi trường họp hội nghị hiện đại và chuyên nghiệp nhất.  Phòng họp không giấy nâng cao chất lượng công việc 

Tăng độ bảo mật 

Văn phòng không giấy tờ với phần mềm quản lý, mã hóa và bảo mật nhiều lớp nhằm tăng độ bảo mật tuyệt đối, có thể giải quyết triệt để các vấn đề thường gặp như tài liệu giấy tờ khó theo dõi, thất lạc, bị mối mọt hoặc khó kiểm soát việc truy cập, in và sao lưu. Người quản lý hệ thống có thể thiết lập các quyền truy cập chi tiết, Mô hình phòng họp không giấy đảm bảo tính bảo mật cao cho các cuộc họp hội nghị. 

Các ứng dụng phòng họp không giấy phổ biến 

Giải pháp văn phòng không giấy cho khối cơ quan nhà nước, chính phủ 

Hiện nay nhiều tỉnh ủy đã triển khai ứng dụng phòng họp không giấy tời đến rất nhiều sở ngành, quận/ huyện, phường/ xã. Phòng họp không giấy tờ góp phần nâng cao chất lượng, cải thiện hiệu quả năng suất, giúp điều hành và quản lý, xử lý công việc triệt để, chính xác. Nếu trước đây trên không gian làm việc của những viên chức cấp cao đều có rất nhiều hồ sơ, giấy tờ khiến việc tìm kiếm thông tin trở nên tốn thời gian, khó kiểm soát. Thì với ứng dụng phòng họp không giấy, chỉ với những thao tác nhỏ, lãnh đạo có thể làm việc nhanh chóng, tiết kiệm một khối lượng lớn thời gian.  Phòng họp không giấy cho tổ chức, chính phủ 

Giải pháp văn phòng không giấy trong các doanh nghiệp, tổ chức địa phương 

Hiện nay, hình thức phòng họp không giấy đang là xu hướng được nhiều doanh nghiệp tổ chức ưu chuộng và được ứng dụng triệt để nhằm phát huy tối đa hiệu quả công việc. Nổi bậc là khả năng bảo mật thông tin cực tốt giúp phòng họp không giấy được lựa chọn ứng dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp, địa phương. 

Trên đây, SAVITEL chia sẻ một số tiện ích của phòng họp không giấy mà các doanh nghiệp nên áp dụng nhằm đảm bảo chất lượng cuộc họp. Hiện SAVITEL là nhà phân phối chính thức cho các hãng thiết bị nổi tiếng toàn cầu như Poly, AVer, Cisco,… Liên hệ hotline SAVITEL – 0903 998 247 ngay để được hỗ trợ tư vấn và demo miễn phí!